Cookie- & privatlivspolitik

Aalborg Valgmenigheds dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Aalborg Valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Daglige Leder Christie Roer Askholm
Adresse: Aalborg Valgmenighed, Hjulmagervej 28, 9000 Aalborg
CVR: 28192444
Mail: christie@aavm.dk
Website: aavm.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

1. Almindelige personoplysninger:
   • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
2. Økonomiske:
   • Kontingentbetalinger, gaver og tilsagn om gaver.
3. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   • CPR-nummer (til brug for indberetning til kommunen om medlemskab af valgmenighed, og for indberetning af gaver til skat).
   • Dit religiøse tilhørsforhold via dit medlemskab af valgmenigheden.

Oplysninger om frivillige medarbejdere og ansatte

1. Almindelige personoplysninger:
   • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
   • Personbilleder på diverse medier.
   • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til menigheden og bankkontonummer.
2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   • CPR-nummer
   • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

I nogle tilfælde kan der være andre kilder, såsom fra offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, eller fra gaver via mobilepay.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
• Behandling efter lovkrav.
• Behandling med samtykke.

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
   • Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
   • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
   • Administration af din relation til os.
2. Formål med behandling af oplysninger på frivillige ledere og ansatte:
   • Håndtering af frivilliges og ansattes hverv og pligter i foreningen.
   • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
   • Opfyldelse af lovkrav.
   • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
   • Administration af din relation til os.
   • Referater for medarbejderudviklingssamtaler, ansættelseskontrakter mv.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af aktivitet, herunder afholdelse af gudstjenester, basisgrupper, børne- og ungdomsarbejde, drift af lokaler mv.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, kirkelige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i menigheden, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i menigheden.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Medlemskab i menighedens sociale medier, fx. intern og offentlig facebook-grupper, er frivillig, og menigheden tager ikke ansvar for hvilke data den enkelte deler i disse grupper, men opfordrer til fornuftig personlig opsætning af sikkerhedsindstillinger.

Vi indhenter samtykke, når vi offentliggør personoplysninger (fx. navn, portrætbillede eller kontaktoplysninger) fx. på hjemmesiden, den offentlige facebook profil og nyhedsbreve.

Videregivelse af dine personoplysninger

Menighedens ansatte og medlemmer gives kun adgang til personoplysninger i det omfang de har behov for det til udførelse aktiviteter, der tjener menighedens formål.

Menighedens revisor gives adgang til nødvendige oplysninger for at kunne udføre revision.

Vi deler ingen oplysninger med tredjepart, medmindre vi har indhentet samtykke dertil.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Vi forbeholder os ret til at dele kontaktoplysninger (tlf.nr., email- og postadresse) med andre medlemmer, når det vurderes hensigtsmæssigt, fx i forbindelse med planlægning af arrangementer, og til formål der har til hensigt at fremme menighedens formål.

Vi er opmærksomme på, at persondata bør deles via sikre linjer, og vi opfordrer derfor vores medlemmer til at være opmærksomme på dette, når der deles noget. Vi opfordrer fx. til såvidt muligt og at gemme data på menighedens server og dele data via link i stedet for at sende data i e-mail og lignende.

Vi forbeholder os ret til at dele alle oplyste persondata internt i menighedsrådet, hvis det vurderes relevant i forbindelse med en drøftelse. Vi vil dog være opmærksomme på, at sådanne drøftelser er fortrolige, og at der derfor ikke skrives oplysninger i referater, som vi ikke har indhentet særlig tilladelse til.

Vi deler CPR-nr. oplysninger med SKAT, så du kan få fradrag på selvangivelsen.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller ansat:

Medlemmer:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af menigheden.

Derefter sletter vi alle data, bortset fra navnet. Navnet vil vi gerne beholde af historiske hensyn, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år.

Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, sletter vi også gerne navnet på baggrund af en anmodning, hvorefter det er anonymiseret.

Frivillige/ulønnede ledere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine personoplysninger  i op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, frivillige ledere og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Fx. vil vi gerne beholde oplysninger, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år. Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, bliver navnet slettet og derved anonymiseret.

Sikkerhed og håndtering af brud på data

Persondata opbevares forsvarligt. Med ’forsvarligt’ forstås, at data i fysisk form opbevares i en aflåst boks, og elektronisk data opbevares på en sikret computer eller på en online-server der opfylder GPDR.

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

I tilfælde af en læk i vores database, kontaktes Datatilsynet højst 72 timer efter konstatering af bruddet, og de involverede personer hurtigst muligt. Afhængig af, hvad der er sket, vil vi forholde os til det, minimere skaden og gøre vort bedste for at udbedre.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.