Cookie- og privatlivspolitik

– senest ændret 6. juni 2018

Den korte version

Vi passer godt på dine personoplysninger!

Om du er frivillig medarbejder, ansat, medlem, gæst, modtager af nyhedsbrevet eller blot besøgende på vores website, så passer vi godt på dine data. Sådan har det altid været, og sådan bliver det ved med at være.

Hvis du vil vide mere præcist, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvem der kan tilgå dem, og hvordan vi opbevarer dem, er du velkommen til at læne dig tilbage og fortsætte med at læse på siden her. Politiken er opdelt i to dele; første del for brugere af websitetet og anden del for den mere fysiske tilknytning til Aalborg Valgmenighed. God læselyst!

For brugere af AAVM.DK

Introduktion

Når du besøger aavm.dk indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre indholdet på websitet. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies og undlade videre brug af aavm.dk. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål, hvilke tredjeparter, der har adgang til dem, og hvordan du kan forhindre dem i at opsamle data.

Tør øjnene og tag en cookie

Websitet anvender ”cookies”, der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger og udføre statistik.
Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus, og de kan heller ikke give dig huller i tænderne, hvilket fysiske cookies kan.

Det er muligt at slette eller blokere for cookies i dine browserindstillinger. Hvis du blokerer alle cookies kan du risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til. Herunder vil du dog have mulighed for at slå nogle eksterne tjenester fra, hvis du ikke ønsker at opgive personlig data til trejdepart.

Nødvendige website-cookies

Disse cookies er strengt nødvendige for at tilgængeliggøre visse tjenester på hjemmesiden og gøre funktionerne brugbare for dig.

Da disse cookies er strengt nødvendige for at levere websitet, kan du ikke nægte dem uden at påvirke, hvordan aavm.dk fungerer. Du kan blokere eller slette dem ved at ændre dine browserindstillinger og tvinge blokering af alle cookies på aavm.dk.

Google Analytics cookies

Disse cookies indsamler oplysninger, der bruges enten i samlet form for at hjælpe os med at forstå, hvordan vores hjemmeside bliver brugt, eller for at hjælpe os med at tilpasse aavm.dk til dig for at forbedre din oplevelse.

Hvis du ikke vil, at vi sporer dine besøg på hjemmesiden, kan du deaktivere sporingen her:

Øvrige eksterne tjenester

Vi bruger også forskellige eksterne tjenester som Google Webfonts, Google Maps og eksterne videoudbydere. Da disse udbydere kan samle personlige data som din IP-adresse, tillader vi dig at blokere dem her. Vær opmærksom på, at dette i høj grad kan reducere funktionaliteten og udseendet af aavm.dk. Ændringer træder i kraft, når du genindlæser siden.

Google Webfont indstillinger:


Google Maps indstillinger:


Indstillinger for videoindlejringer fra Youtube og Vimeo:


 

Personoplysninger

Generelt

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du benytter vores website indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller benytter vores kontaktformularer på websitet.

Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på (interesser). I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, telefonnummer, e-mail og adresse. Det vil typisk være i forbindelse med tilmelding af nyhedsbrev eller benyttelse af kontaktformular.

Sikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Aavm.dk er opsat som https (Hypertext Transfer Protocol Secure) som er en krypteret udgave af http som benytter sig af et SSL-certificat.
SSL krypterer datatrafikken mellem aavm.dk og dig som besøgende, sådan at ingen kan opsnappe de oplysninger, der bliver indtastet på websitet.

Formål

Oplysningerne bruges til at identificere dig som bruger så vi kan levere de services, du har efterspurgt, som f.eks. at fremsende et nyhedsbrev eller vise vej til kirken via Google Maps. Herudover anvender vi oplysningerne til at optimere vores services og indhold.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes.

Indsigt og klager

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger, vi behandler om dig. Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger anvendes. Du kan også tilbagekalde dit samtykke til, at der bliver behandlet oplysninger om dig. Hvis de oplysninger, der behandles om dig, er forkerte har du ret til at de bliver rettet eller slettet. Henvendelse herom kan ske til: [  flemming.abrahamsen@gmail.com  ]. Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Aalborg Valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: formand Flemming Abrahamsen
Adresse: Aalborg Valgmenighed, Hjulmagervej 28, 9000 Aalborg
CVR: 28192444
Tlf.: 51223803,
Mail: flemming.abrahamsen@gmail.com
Website: aavm.dk

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.   

For frivillige medarbejdere, ansatte og medlemmer af Aalborg Valgmenighed

Aalborg Valgmenigheds dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Aalborg Valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: formand Flemming Abrahamsen
Adresse: Aalborg Valgmenighed, Hjulmagervej 28, 9000 Aalborg
CVR: 28192444
Tlf.: 51223803,
Mail: flemming.abrahamsen@gmail.com
Website: aavm.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

  1. Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
  2. Økonomiske:
    • Kontingentbetalinger, gaver og tilsagn om gaver.
  3. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer (til brug for indberetning til kommunen om medlemskab af valgmenighed, og for indberetning af gaver til skat).
    • Dit religiøse tilhørsforhold via dit medlemskab af valgmenigheden.

Oplysninger om frivillige medarbejdere og ansatte

  1. Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
    • Personbilleder på diverse medier.
    • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til menigheden og bankkontonummer.
  2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

I nogle tilfælde kan der være andre kilder, såsom fra offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, eller fra gaver via mobilepay.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
  • Behandling efter lovkrav.
  • Behandling med samtykke.

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
    • Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
    • Administration af din relation til os.
  2. Formål med behandling af oplysninger på frivillige ledere og ansatte:
    • Håndtering af frivilliges og ansattes hverv og pligter i foreningen.
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
    • Opfyldelse af lovkrav.
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
    • Administration af din relation til os.
    • Referater for medarbejderudviklingssamtaler, ansættelseskontrakter mv.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktivitet, herunder afholdelse af gudstjenester, basisgrupper, børne- og ungdomsarbejde, drift af lokaler mv.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, kirkelige aktiviteter samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i menigheden, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i menigheden.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Medlemskab i menighedens sociale medier, fx. intern og offentlig facebook-grupper, er frivillig, og menigheden tager ikke ansvar for hvilke data den enkelte deler i disse grupper, men opfordrer til fornuftig personlig opsætning af sikkerhedsindstillinger.

Vi indhenter samtykke, når vi offentliggør personoplysninger (fx. navn, portrætbillede eller kontaktoplysninger) fx. på hjemmesiden, den offentlige facebook profil og nyhedsbreve.

Videregivelse af dine personoplysninger

Menighedens ansatte og medlemmer gives kun adgang til personoplysninger i det omfang de har behov for det til udførelse aktiviteter, der tjener menighedens formål.

Menighedens revisor gives adgang til nødvendige oplysninger for at kunne udføre revision.

Vi deler ingen oplysninger med tredjepart, medmindre vi har indhentet samtykke dertil.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Vi forbeholder os ret til at dele kontaktoplysninger (tlf.nr., email- og postadresse) med andre medlemmer, når det vurderes hensigtsmæssigt, fx i forbindelse med planlægning af arrangementer, og til formål der har til hensigt at fremme menighedens formål.

Vi er opmærksomme på, at persondata bør deles via sikre linjer, og vi opfordrer derfor vores medlemmer til at være opmærksomme på dette, når der deles noget. Vi opfordrer fx. til såvidt muligt og at gemme data på menighedens server og dele data via link i stedet for at sende data i e-mail og lignende.

Vi forbeholder os ret til at dele alle oplyste persondata internt i menighedsrådet, hvis det vurderes relevant i forbindelse med en drøftelse. Vi vil dog være opmærksomme på, at sådanne drøftelser er fortrolige, og at der derfor ikke skrives oplysninger i referater, som vi ikke har indhentet særlig tilladelse til.

Vi deler CPR-nr. oplysninger med SKAT, så du kan få fradrag på selvangivelsen.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller ansat:

Medlemmer:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af menigheden.

Derefter sletter vi alle data, bortset fra navnet. Navnet vil vi gerne beholde af historiske hensyn, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år.

Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, sletter vi også gerne navnet på baggrund af en anmodning, hvorefter det er anonymiseret.

Frivillige/ulønnede ledere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine personoplysninger  i op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, frivillige ledere og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Fx. vil vi gerne beholde oplysninger, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år. Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, bliver navnet slettet og derved anonymiseret.

Sikkerhed og håndtering af brud på data

Persondata opbevares forsvarligt. Med ’forsvarligt’ forstås, at data i fysisk form opbevares i en aflåst boks, og elektronisk data opbevares på en sikret computer eller på en online-server der opfylder GPDR.

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

I tilfælde af en læk i vores database, kontaktes Datatilsynet højst 72 timer efter konstatering af bruddet, og de involverede personer hurtigst muligt. Afhængig af, hvad der er sket, vil vi forholde os til det, minimere skaden og gøre vort bedste for at udbedre.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.